Une assemblée générale de copropriété doit se tenir régulièrement. C’est elle qui permet de voter le budget, d’approuver les comptes, de renouveler le syndic et de décider les travaux importants. Pourtant, il arrive qu’aucune réunion ne soit organisée pendant plusieurs mois, voire plusieurs années.
Que peuvent faire les copropriétaires lorsque le syndic ne convoque pas l’assemblée générale ? Peuvent-ils organiser eux-mêmes une réunion ? Faut-il saisir le tribunal ? Et que deviennent les décisions prises ou les travaux urgents ?
Voici la marche à suivre, étape par étape, pour sortir d’une situation de blocage.
L’assemblée générale annuelle est une obligation
Le syndic doit convoquer au moins une assemblée générale par an. Cette réunion permet notamment de soumettre au vote :
- l’approbation des comptes de l’exercice écoulé ;
- le budget prévisionnel de l’année à venir ;
- la désignation ou le renouvellement du syndic ;
- la désignation des membres du conseil syndical ;
- les travaux et contrats nécessitant une décision collective ;
- les éventuelles provisions ou avances demandées aux copropriétaires.
La loi prévoit également que l’assemblée générale doit être réunie dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable pour approuver les comptes, sauf prolongation accordée par le juge. Ce délai concerne en particulier l’approbation des comptes, mais il illustre surtout une règle simple : la copropriété ne peut pas fonctionner durablement sans assemblée générale.
Le syndic ne peut donc pas invoquer une surcharge de travail, un changement de logiciel ou l’absence de sujets importants pour repousser indéfiniment la réunion. Dans une copropriété, même une assemblée avec un ordre du jour limité reste indispensable.
Pourquoi l’absence d’assemblée générale est-elle problématique ?
Sans assemblée générale, la copropriété se retrouve rapidement dans une situation de paralysie. Le budget n’est pas régulièrement voté, les comptes restent en attente d’approbation et le syndic peut rencontrer des difficultés pour engager certaines dépenses.
Les conséquences peuvent être concrètes :
- impossibilité de faire voter des travaux de ravalement ou d’étanchéité ;
- absence de décision sur le remplacement d’une chaudière collective ;
- renouvellement du contrat d’assurance ou d’entretien non soumis au vote ;
- mandat du syndic arrivé à son terme sans renouvellement régulier ;
- retard dans l’approbation des comptes et la régularisation des charges ;
- difficulté à engager la responsabilité du syndic ou d’un prestataire.
Le risque est encore plus important lorsque l’immeuble doit voter des travaux urgents. Une fuite en toiture, une panne de chauffage collectif ou un problème de sécurité ne peut pas toujours attendre plusieurs mois. Le syndic dispose certes de pouvoirs pour faire exécuter les travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, mais il doit ensuite rendre compte de son intervention à l’assemblée générale.
Commencer par vérifier la situation
Avant d’adresser une mise en demeure, il est utile de réunir les documents disponibles. Le conseil syndical ou les copropriétaires doivent notamment vérifier :
- la date de la dernière assemblée générale ;
- la date de clôture de l’exercice comptable ;
- la durée du mandat du syndic ;
- les éventuelles demandes déjà adressées au syndic ;
- l’existence d’un litige ou d’une procédure en cours ;
- la situation financière de la copropriété.
Il faut également s’assurer que l’assemblée générale n’a pas été reportée de manière formelle. Un syndic peut proposer une nouvelle date, mais ce report doit rester justifié et raisonnable. Une simple réponse vague du type « l’assemblée sera organisée prochainement » ne règle rien si aucun calendrier précis n’est communiqué.
Le conseil syndical peut demander par écrit une explication complète et une proposition de date. Cette première démarche permet parfois de débloquer la situation sans recourir immédiatement au tribunal.
Adresser une mise en demeure au syndic
Si le syndic ne réagit pas, les copropriétaires doivent lui adresser une mise en demeure. Le courrier doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception. Il peut être signé par le président du conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires.
La demande doit être précise. Il ne suffit pas d’écrire que les copropriétaires souhaitent « une réunion rapidement ». Il faut demander la convocation d’une assemblée générale avec un ordre du jour déterminé.
Le courrier peut rappeler :
- la date de la dernière assemblée générale ;
- le dépassement du délai habituel ou légal ;
- les décisions qui doivent être soumises au vote ;
- les conséquences du retard pour la copropriété ;
- la demande de communiquer une date de réunion dans un délai raisonnable ;
- la possibilité de saisir le juge en l’absence de réaction.
Un délai de huit jours peut être laissé au syndic pour répondre lorsque le président du conseil syndical envisage de convoquer lui-même l’assemblée. Dans tous les cas, le courrier doit conserver une preuve de la demande et de sa réception. Les échanges par courriel peuvent compléter le dossier, mais le recommandé reste préférable.
Exemple pratique : le mandat du syndic arrive à échéance le 30 juin, mais aucune convocation n’est envoyée. Le président du conseil syndal adresse une mise en demeure le 5 juillet, en demandant une assemblée avant la fin du mois pour renouveler le syndic et voter le budget. Si le syndic reste silencieux, il devient possible d’envisager une convocation par le conseil syndical ou une démarche judiciaire.
Le président du conseil syndical peut-il convoquer l’assemblée ?
Oui, mais cette possibilité est encadrée. Lorsque le syndic ne convoque pas l’assemblée malgré une mise en demeure restée infructueuse, le président du conseil syndical peut, sous certaines conditions, prendre l’initiative de la convocation.
Cette solution nécessite de respecter scrupuleusement les règles de procédure. Une convocation irrégulière peut entraîner la contestation des décisions prises. Il faut donc vérifier notamment :
- la qualité de la personne qui convoque ;
- le respect du délai de convocation ;
- l’identité et l’adresse des copropriétaires concernés ;
- la rédaction complète de l’ordre du jour ;
- la présence des projets de résolution et des documents nécessaires ;
- les modalités de vote par correspondance ou de représentation.
Le président du conseil syndical ne doit pas transformer cette procédure en réunion informelle entre voisins. Une assemblée générale ne se résume pas à quelques signatures dans la boîte aux lettres. Les règles de convocation, de majorité et de rédaction du procès-verbal doivent être respectées.
Lorsque le conseil syndical n’a pas de président, ne peut pas agir ou ne souhaite pas prendre ce risque, la voie judiciaire devient souvent plus adaptée.
Demander au tribunal de désigner un mandataire
Tout copropriétaire peut demander au président du tribunal judiciaire de désigner un mandataire chargé de convoquer l’assemblée générale. Cette procédure est particulièrement utile lorsque le syndic reste totalement inactif ou lorsque sa situation est contestée.
La demande est généralement présentée en référé, c’est-à-dire selon une procédure permettant d’obtenir une décision plus rapidement lorsqu’il existe une urgence ou un blocage manifeste. Le copropriétaire doit démontrer que l’assemblée n’est pas convoquée et que les démarches amiables sont restées sans résultat.
Le dossier peut comprendre :
- le règlement de copropriété ;
- le procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
- le contrat de syndic ;
- la preuve de l’expiration du mandat, le cas échéant ;
- les courriers et mises en demeure adressés au syndic ;
- les accusés de réception ;
- les échanges avec le conseil syndical ;
- tout document démontrant l’urgence ou le préjudice subi.
Le juge peut désigner un administrateur provisoire ou un mandataire ad hoc, avec une mission précise : convoquer l’assemblée générale, établir l’ordre du jour et organiser le vote. Les frais de cette intervention sont en principe avancés par la copropriété, mais ils peuvent représenter une dépense importante. Mieux vaut donc constituer un dossier sérieux et complet.
Que faire si le mandat du syndic est arrivé à expiration ?
La situation est délicate lorsque l’assemblée générale n’a pas renouvelé le mandat du syndic à temps. Un syndic dont le contrat est arrivé à son terme ne peut pas continuer à administrer normalement la copropriété comme si rien ne s’était passé.
Il faut alors organiser rapidement une assemblée générale afin de désigner un nouveau syndic. Le président du conseil syndical peut demander des propositions à plusieurs professionnels et préparer un ordre du jour comprenant la mise en concurrence lorsque celle-ci est obligatoire ou utile.
Si aucune personne habilitée ne convoque l’assemblée, un copropriétaire peut saisir le tribunal pour faire désigner un administrateur provisoire. Celui-ci aura pour mission de rétablir le fonctionnement normal de la copropriété, notamment en convoquant une assemblée destinée à désigner un syndic.
Il faut éviter une erreur fréquente : continuer à donner des instructions importantes à un syndic dont le mandat est définitivement expiré sans vérifier ses pouvoirs. En cas de doute, un avis juridique ou une consultation auprès d’un professionnel spécialisé peut éviter des contestations ultérieures.
Les copropriétaires peuvent-ils organiser une réunion eux-mêmes ?
Une réunion entre copropriétaires peut être utile pour préparer les décisions, comparer des devis ou choisir un candidat au poste de syndic. En revanche, elle ne vaut pas automatiquement assemblée générale.
Pour produire des effets juridiques, l’assemblée doit être convoquée par une personne habilitée et respecter les règles prévues par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application. Une réunion improvisée dans la cour de l’immeuble ne permet donc pas de voter valablement un budget, de désigner un syndic ou d’autoriser des travaux.
Les copropriétaires peuvent toutefois se réunir de manière préparatoire afin de :
- définir les questions à inscrire à l’ordre du jour ;
- rassembler les devis de travaux ;
- étudier les comptes transmis par le syndic ;
- rechercher un nouveau syndic ;
- préparer des projets de résolution ;
- réunir les pouvoirs des copropriétaires absents.
Cette préparation est souvent utile, mais elle ne remplace pas la convocation officielle.
Peut-on continuer à payer les charges ?
L’absence d’assemblée générale ne dispense pas les copropriétaires de payer les charges courantes. Les dépenses nécessaires à l’entretien et au fonctionnement de l’immeuble continuent d’exister : assurance, nettoyage, électricité des parties communes, ascenseur, chauffage collectif ou rémunération du gardien.
Refuser de payer ses appels de fonds pour faire pression sur le syndic est donc une mauvaise stratégie. Le copropriétaire s’expose à des relances, à une mise en demeure et éventuellement à une action en recouvrement.
En revanche, il est légitime de demander des explications sur l’utilisation des fonds, les comptes non approuvés ou les dépenses engagées sans décision collective. Le conseil syndical peut exercer sa mission de contrôle et demander la communication des pièces justificatives.
Et si une assemblée est finalement convoquée très tardivement ?
Lorsque le syndic finit par convoquer l’assemblée, il faut vérifier attentivement la convocation. Les copropriétaires doivent recevoir les documents nécessaires pour voter en connaissance de cause. Un ordre du jour incomplet peut empêcher une décision valable.
Par exemple, une résolution indiquant simplement « travaux de toiture » est trop vague si aucun devis, descriptif ou projet de financement n’est joint. De même, la désignation d’un nouveau syndic nécessite de disposer des contrats proposés et des conditions financières.
Le conseil syndical doit également contrôler le procès-verbal après la réunion. Les résultats des votes, les oppositions et les réserves doivent être correctement retranscrits. Une erreur peut avoir des conséquences sur la validité ou l’exécution des décisions.
Les copropriétaires disposent en principe d’un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester une décision d’assemblée générale, lorsqu’ils étaient opposants ou défaillants. Ce délai concerne les décisions effectivement votées. Il ne faut pas le confondre avec l’absence totale d’assemblée, qui appelle plutôt une demande de convocation ou une saisine du juge.
La méthode recommandée pour débloquer la copropriété
Dans la pratique, une démarche progressive est préférable :
- vérifier les dates de la dernière assemblée et du mandat du syndic ;
- demander par écrit un calendrier précis ;
- adresser une mise en demeure en recommandé ;
- réunir les preuves de l’inaction du syndic ;
- solliciter le président du conseil syndical pour organiser la suite ;
- préparer les questions et documents à inscrire à l’ordre du jour ;
- saisir le président du tribunal judiciaire si le blocage persiste.
Plus les copropriétaires attendent, plus la situation devient coûteuse et difficile à régulariser. Une copropriété ne peut pas être pilotée durablement « au fil de l’eau », sans budget voté, sans contrôle des comptes et sans décisions collectives. Le conseil syndical a donc tout intérêt à suivre les échéances et à réagir dès les premiers signes d’inaction.
Une assemblée générale non tenue n’est pas une simple formalité oubliée. Elle peut fragiliser la gestion de l’immeuble, retarder des travaux essentiels et créer une véritable insécurité juridique. Face à un syndic silencieux, mieux vaut agir rapidement, par écrit, avec des preuves et une procédure adaptée plutôt que de laisser le problème s’installer.