Vous ne pouvez pas assister à la prochaine assemblée générale de copropriété ? Vous pouvez donner un pouvoir à une autre personne afin qu’elle vous représente et participe aux votes. La démarche paraît simple, mais quelques règles évitent qu’un mandat soit contesté ou mal utilisé.
Qui peut recevoir votre pouvoir ? Combien de mandats une même personne peut-elle détenir ? Que faire si vous ne savez pas encore à qui le confier ? Voici les points à vérifier avant l’assemblée, avec des exemples concrets pour préparer votre représentation sereinement.
À quoi sert un pouvoir en assemblée générale ?
Un pouvoir, aussi appelé mandat, permet à une personne de vous représenter à l’assemblée générale. Votre mandataire peut alors participer à la séance et voter en votre nom, dans les limites prévues par votre mandat et par la loi.
Vous n’êtes pas obligé de choisir un autre copropriétaire. Le mandataire peut être un proche, un ami ou toute autre personne. Il n’est pas nécessaire qu’il habite dans l’immeuble, ni même qu’il possède un lot dans la copropriété.
Attention : donner un pouvoir ne signifie pas que vous serez compté comme présent. C’est votre représentant qui participe à l’assemblée pour vous. Votre vote est toutefois pris en compte selon les tantièmes attachés à votre lot, sous réserve des règles de répartition des voix applicables à la copropriété.
Exemple : vous détenez un appartement représentant 85 tantièmes et vous mandatez une voisine. Si elle participe à l’assemblée et vote en votre nom, vos voix sont prises en compte pour les résolutions concernées, comme si vous étiez représenté par elle.
Qui peut recevoir votre mandat ?
En principe, vous pouvez désigner la personne de votre choix, qu’elle soit copropriétaire ou non. Mais la loi interdit à certaines personnes de recevoir un mandat. Cette restriction vise notamment le syndic, ainsi que son conjoint, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, son concubin, ses ascendants et ses descendants. Les préposés du syndic sont également concernés.
La règle cherche à éviter qu’une personne chargée de gérer la copropriété puisse recueillir des pouvoirs de vote et peser ainsi sur les décisions de l’assemblée. Il est donc prudent de ne pas remettre votre mandat au syndic pour qu’il le fasse voter ou qu’il le distribue à sa convenance.
Vous hésitez entre plusieurs personnes ? Choisissez quelqu’un qui pourra réellement se rendre à la réunion et qui comprend, au minimum, les consignes que vous lui donnez. Un mandat confié à un voisin présent dans la salle est souvent plus utile qu’un pouvoir transmis à la dernière minute à une personne qui ne pourra finalement pas venir.
Combien de mandats une personne peut-elle détenir ?
Une personne peut recevoir au maximum trois mandats. Elle peut toutefois en détenir davantage si le total des voix dont elle dispose, en comptant les siennes, ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat des copropriétaires.
Le seuil de 10 % se calcule par rapport à l’ensemble des voix de la copropriété, et non au nombre de personnes présentes ou représentées le jour de l’assemblée. Les tantièmes de chaque lot comptent : trois mandats ne représentent donc pas nécessairement trois voix identiques.
Exemple : une copropriétaire reçoit trois pouvoirs. Si un quatrième mandat lui est confié, il faut vérifier que le total de ses voix, mandats compris, reste dans la limite légale de 10 % des voix du syndicat. Si ce plafond est dépassé, le mandat supplémentaire ne peut pas être pris en compte dans ces conditions.
En pratique, si vous prévoyez de donner un pouvoir à une personne qui en détient déjà plusieurs, demandez-lui de vérifier le nombre de mandats et les voix correspondantes. La question mérite d’être réglée avant la séance, et non au moment du vote d’une résolution importante.
Comment rédiger un pouvoir valable ?
La loi n’impose pas un modèle unique de mandat. Pour éviter toute ambiguïté, votre document doit toutefois identifier clairement les personnes concernées et l’assemblée visée. Indiquez notamment :
- vos nom et prénom, ainsi que, si possible, votre adresse et le lot concerné ;
- les nom et prénom de la personne désignée ;
- la date de l’assemblée générale ;
- la mention explicite que vous lui donnez pouvoir pour vous représenter et voter en votre nom ;
- la date de rédaction et votre signature.
Vous pouvez utiliser le formulaire de pouvoir joint à la convocation, s’il y en a un. Vous pouvez aussi rédiger un mandat sur papier libre. Conservez une copie et veillez à ce que le document soit lisible : un nom incomplet ou une date manquante peut compliquer les vérifications à l’entrée de la salle.
Les règles de transmission peuvent dépendre du support utilisé et des consignes de la convocation. Adressez le mandat à votre représentant suffisamment tôt pour qu’il puisse le remettre au bureau de l’assemblée. En cas d’envoi par voie électronique, assurez-vous que le document signé est bien reçu et que son authenticité ne suscite pas de difficulté. Au moindre doute, demandez au syndic comment le pouvoir doit être présenté, sans lui confier pour autant le soin de voter à la place de votre mandataire.
Faut-il donner des consignes de vote ?
Vous pouvez préciser à votre mandataire comment vous souhaitez voter sur certaines résolutions. Par exemple, vous pouvez lui demander de voter en faveur du remplacement de la chaudière, mais contre une dépense dont le devis n’a pas été communiqué. Transmettez vos consignes par écrit, idéalement en les accompagnant d’un bref résumé de vos motifs.
Un mandat avec consignes n’est pas la même chose qu’un vote par correspondance. Le mandataire participe à la réunion et vote pour vous ; le vote par correspondance, lui, est exprimé à l’aide du formulaire prévu à cet effet et transmis avant l’assemblée selon les délais applicables. Si vous souhaitez voter à distance sans désigner de représentant, vérifiez les modalités de ce formulaire dans la convocation.
Votre mandataire doit pouvoir comprendre les instructions et les appliquer aux résolutions effectivement soumises au vote. Or, une résolution peut être amendée en séance, reportée ou formulée différemment. Si vous voulez laisser une marge d’appréciation à votre représentant, expliquez-lui les critères qui guideront votre position plutôt que de lui donner une consigne trop vague.
Exemple : au lieu d’écrire « votez pour les travaux », précisez de quels travaux il s’agit, le montant maximum que vous jugez acceptable et votre position si un devis différent est présenté. Le mandataire saura mieux réagir si la discussion modifie la proposition initiale.
Que faire si le nom du mandataire n’est pas indiqué ?
Vous pouvez remettre un pouvoir sans désigner la personne qui vous représentera. Cette solution peut dépanner lorsque vous ne savez pas encore qui assistera à l’assemblée, mais elle ne vous permet pas de choisir vous-même votre représentant.
Dans ce cas, les pouvoirs sans mandataire désigné sont répartis par le président du conseil syndical ou, à défaut, par le président de séance, entre les copropriétaires présents, dans le respect des règles applicables. Le syndic n’a pas vocation à s’attribuer ces pouvoirs ni à décider seul de leur attribution.
Si vous préférez que votre vote soit porté par une personne précise, inscrivez son nom sur le mandat et prévenez-la. Un pouvoir vierge peut être plus simple à transmettre, mais il vous laisse moins de contrôle sur la façon dont vos voix seront représentées.
Le mandataire peut-il transmettre le pouvoir à quelqu’un d’autre ?
Un mandataire peut, en principe, se faire substituer, sauf si le mandat l’interdit. Autrement dit, si la personne choisie ne peut finalement pas assister à l’assemblée, elle peut transmettre sa mission à quelqu’un d’autre, à moins que vous ayez expressément interdit cette possibilité.
Si vous souhaitez que seul le mandataire que vous avez nommé vous représente, ajoutez une mention claire, par exemple : « Le présent mandat ne peut être transmis à un tiers. » Si vous autorisez une substitution, demandez à la personne désignée de vous prévenir dès que possible en cas d’empêchement et de communiquer vos consignes au remplaçant.
Les erreurs à éviter avant l’assemblée
- Remettre un pouvoir sans vérifier l’identité du mandataire : assurez-vous que son nom est correctement écrit et qu’il pourra assister à la séance.
- Ignorer les plafonds de mandats : une personne ne peut pas accepter un nombre illimité de pouvoirs ; le seuil de trois mandats et la limite de 10 % doivent être vérifiés.
- Confier le mandat à une personne interdite par la loi : vérifiez notamment les liens avec le syndic et ses préposés.
- Écrire des consignes imprécises : indiquez clairement votre position sur les résolutions importantes et ce que vous attendez en cas de modification du projet.
- Transmettre le document au dernier moment : votre représentant doit avoir le temps de le recevoir et de le présenter au bureau de l’assemblée.
- Confondre mandat et vote par correspondance : ce sont deux modalités différentes pour participer aux décisions.
Que se passe-t-il à l’arrivée de l’assemblée ?
Le bureau de séance vérifie généralement l’identité des personnes présentes et les mandats remis. Votre représentant doit donc être en mesure de prouver qu’il est autorisé à agir pour vous. Il signera la feuille de présence en qualité de mandataire et pourra prendre part aux votes dans la limite des voix attachées à votre lot et des règles de représentation.
Si un désaccord apparaît sur la validité d’un pouvoir, demandez que la difficulté soit signalée et, si nécessaire, mentionnée au procès-verbal. Pour contester ensuite une décision, les délais et les démarches sont strictement encadrés : mieux vaut conserver une copie du mandat, de la convocation et des échanges avec le syndic.
Un pouvoir bien préparé permet de ne pas laisser votre voix de côté lorsque vous ne pouvez pas vous déplacer. Choisissez un représentant disponible, donnez-lui des consignes compréhensibles et vérifiez les limites légales avant de signer. Quelques minutes de préparation peuvent éviter bien des discussions le soir de l’assemblée.