Convocation d’AG : 21 jours ouvrables ou ouvrés pour respecter le délai légal ?

Une convocation d’assemblée générale arrive dans la boîte aux lettres et la réunion est prévue trois semaines plus tard. Le délai est-il respecté ? Faut-il compter 21 jours ouvrables, 21 jours ouvrés ou simplement 21 jours calendaires ? La différence n’est pas théorique : une erreur de calcul peut alimenter une contestation et fragiliser les décisions votées.

La règle générale est plus simple qu’on ne le pense : la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant l’assemblée générale, sauf urgence ou disposition particulière. Il s’agit de jours calendaires, et non de jours ouvrés ou ouvrables.

La règle : 21 jours calendaires

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit que, sauf urgence, la convocation à l’assemblée générale est notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion. Le texte ne précise pas « jours ouvrés » ni « jours ouvrables ». Le délai se compte donc en jours calendaires : tous les jours sont pris en compte, y compris les samedis, dimanches et jours fériés.

Pour éviter toute confusion :

• Un jour calendaire correspond à chaque jour du calendrier, sans exception liée au week-end ou aux jours fériés.

• Un jour ouvrable désigne en principe un jour pouvant être travaillé, généralement du lundi au samedi, hors jours fériés.

• Un jour ouvré correspond aux jours effectivement travaillés dans l’entreprise ou le service concerné, généralement du lundi au vendredi.

Pour une convocation d’AG, ce n’est donc pas le planning du syndic qui détermine le calcul. Le samedi compte, le dimanche compte, et le 14 juillet compte aussi. Le calendrier ne prend pas de congés.

À partir de quelle date le délai commence-t-il ?

Le calcul dépend du mode de notification utilisé. Pour une convocation envoyée en lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la date à retenir est en principe celle de la première présentation du courrier, et non celle à laquelle le copropriétaire va le chercher à la poste. Attendre plusieurs jours avant de retirer la lettre ne repousse donc pas le point de départ du délai.

Pour une notification électronique, la date à retenir dépend des règles applicables à ce mode d’envoi et des éléments qui permettent d’établir sa réception. En cas de doute, le conseil syndical peut demander au syndic de préciser la date retenue et de conserver la preuve de la notification.

Le délai se calcule en jours entiers. En pratique, il faut laisser s’écouler les 21 jours avant la tenue de l’assemblée : mieux vaut éviter un calcul « au bord du trait », surtout si plusieurs copropriétaires reçoivent leur convocation à des dates différentes.

Un exemple concret de calcul

Supposons qu’une convocation soit présentée le 1er juin et que l’assemblée générale soit prévue le 23 juin. On commence à compter le délai après la date de première présentation. Du 2 au 22 juin inclus, il s’écoule 21 jours. La réunion du 23 juin intervient donc après ces 21 jours entiers.

À l’inverse, une AG fixée au 22 juin ne laisserait pas 21 jours pleins entre la première présentation du courrier et la réunion. La date d’envoi de la lettre ne suffit pas à établir que le délai est respecté : ce qui compte, c’est la date de notification retenue par les textes.

Dans la pratique, le syndic doit tenir compte des délais postaux et des dates de notification. Si les convocations sont présentées à des dates différentes, il est prudent de vérifier le délai pour les copropriétaires concernés, et pas seulement pour le premier courrier expédié.

Et si le 21e jour tombe un dimanche ou un jour férié ?

C’est souvent là que les calculs se compliquent. Le délai de convocation est exprimé en jours calendaires : le dimanche et le jour férié sont donc comptés dans les 21 jours. Il ne faut pas les supprimer du calcul comme on le ferait pour un délai exprimé en jours ouvrés.

En revanche, il est risqué de s’appuyer sur une règle de report applicable à certains délais de procédure pour organiser une assemblée générale. Les règles de computation ne se transposent pas automatiquement à tous les délais de la copropriété. Le plus sûr est de prévoir une marge suffisante et de fixer la réunion après l’expiration claire des 21 jours, plutôt que de miser sur un report discuté.

Exemple : si le 21e jour tombe un dimanche, programmer l’AG le lundi suivant offre une sécurité pratique. Cela évite au syndic comme au conseil syndical de devoir défendre un calcul contestable pour gagner une seule journée.

Le règlement de copropriété peut-il modifier le délai ?

Le délai légal de 21 jours constitue la règle générale. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, que le syndic doit alors respecter. Il peut être utile de vérifier ce document, notamment dans les immeubles où les copropriétaires vivent loin ou où les convocations comportent de nombreux documents à examiner.

En revanche, une disposition du règlement ne permet pas, à elle seule, de réduire le délai légal pour une assemblée ordinaire. Une réduction n’est envisageable que dans les situations prévues par les textes, notamment en cas d’urgence, ou lorsqu’une règle particulière s’applique à une décision spécifique.

Un conseil syndical qui repère un délai inhabituellement court peut donc demander au syndic sur quel fondement il s’appuie. « On a toujours fait comme ça » n’est pas une référence juridique, même si cette phrase est parfois très utilisée en copropriété.

L’exception de l’urgence : pas un raccourci de confort

Le décret prévoit une exception en cas d’urgence. Cela ne signifie pas qu’un syndic peut raccourcir le délai simplement parce qu’il est pressé, que la salle de réunion est disponible à une date précise ou que l’ordre du jour est prêt tardivement.

L’urgence doit être réelle et justifier que l’assemblée ne puisse pas attendre le délai habituel. Une situation nécessitant une intervention rapide pour préserver l’immeuble ou assurer la sécurité des occupants peut, selon les circonstances, être invoquée. Le syndic doit pouvoir expliquer les raisons du délai réduit et conserver les éléments qui les justifient.

Le conseil syndical a intérêt à poser des questions concrètes : quel événement impose une décision rapide ? Quel risque existe si l’AG attend 21 jours ? Quelles pièces démontrent cette urgence ? Une réponse précise est préférable à une mention vague inscrite dans le courrier.

Que faire si la convocation semble tardive ?

Avant de conclure à une irrégularité, vérifiez les faits et les dates. Il faut notamment distinguer la date d’envoi de la date de notification, contrôler la date prévue de l’AG et consulter le règlement de copropriété. Une erreur de quelques jours dans le calcul peut changer l’analyse.

Vous pouvez ensuite adresser une demande écrite au syndic, en indiquant les dates concernées et en lui demandant de préciser son mode de calcul. Si le délai paraît effectivement insuffisant, signalez-le avant l’assemblée et demandez, lorsque c’est possible, un report de la réunion. Garder une trace écrite des échanges est toujours préférable à une discussion de couloir dont personne ne se souvient ensuite de la même façon.

La tenue de l’assemblée malgré une convocation irrégulière ne signifie pas automatiquement que toutes les décisions seront annulées. La régularité s’apprécie au regard des circonstances et une contestation doit respecter des conditions de délai et de qualité pour agir.

Une irrégularité peut-elle faire annuler les décisions ?

Un copropriétaire qui n’a pas été régulièrement convoqué peut, selon sa situation, contester les décisions prises. Plus généralement, les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent engager une action en contestation des décisions d’assemblée générale dans le délai prévu par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, en principe dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal.

Ce délai est strict. Il ne faut pas attendre plusieurs mois en espérant que le syndic reconnaisse spontanément le problème. La contestation relève du tribunal et peut nécessiter l’accompagnement d’un professionnel du droit. Par ailleurs, l’annulation n’est pas automatique : le juge examine la demande et les circonstances de l’irrégularité.

Il faut aussi distinguer une convocation tardive d’un simple désaccord sur une décision. Un copropriétaire qui a voté en faveur d’une résolution ne se trouve pas dans la même situation qu’un copropriétaire opposant ou absent. En cas de doute sur le délai ou sur votre possibilité d’agir, faites vérifier les pièces sans tarder.

Les bons réflexes pour le conseil syndical

Pour limiter les risques de contestation et faciliter la préparation de l’AG, le conseil syndical peut intégrer quelques vérifications simples à son suivi :

• Demander au syndic la date prévisionnelle de l’assemblée et vérifier que le calendrier permet de respecter le délai légal.

• Contrôler le délai prévu par le règlement de copropriété, s’il est supérieur à 21 jours.

• Vérifier les preuves de notification et ne pas confondre date d’expédition et date de première présentation.

• Prévoir une marge en cas de week-end, de jour férié ou de difficultés de distribution.

• Demander une justification écrite si le syndic invoque une urgence.

• Conserver les convocations, les justificatifs de notification et les échanges relatifs aux dates.

Le bon repère à retenir est donc simple : pour une assemblée générale ordinaire, comptez au moins 21 jours calendaires entre la notification de la convocation et la réunion, sauf exception légalement justifiée. Ni les week-ends ni les jours fériés ne s’effacent du calendrier. Et si le calcul devient serré, quelques jours de marge coûtent généralement moins cher qu’une contestation judiciaire.