Une assemblée générale de copropriété est prévue, mais les convocations n’arrivent pas ? Ou vous venez de recevoir la vôtre et vous vous demandez si le délai est respecté ? La question n’est pas qu’administrative : une convocation tardive ou irrégulière peut fragiliser les décisions votées.
En principe, le syndic doit convoquer les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Ce délai laisse à chacun le temps de prendre connaissance de l’ordre du jour, d’examiner les documents utiles et, si nécessaire, de préparer un pouvoir. Voici comment vérifier que la règle est respectée et quoi faire en cas de problème.
Le délai légal est de 21 jours
L’article 9 du décret du 17 mars 1967 fixe le délai de convocation à 21 jours au minimum avant la tenue de l’assemblée générale. Ce délai s’applique à l’assemblée annuelle comme aux assemblées extraordinaires.
Il s’agit d’un délai minimal : le syndic peut donc envoyer la convocation plus tôt. C’est souvent préférable lorsqu’un ordre du jour comporte des travaux importants, un budget prévisionnel ou des documents techniques à étudier. Recevoir plusieurs devis épais quelques jours avant la réunion ne facilite pas vraiment une décision éclairée.
Le délai peut être raccourci en cas d’urgence. Il n’existe toutefois pas de règle générale autorisant le syndic à réduire librement le délai à 15 ou 10 jours. L’urgence doit être réelle et justifiée par les circonstances, par exemple lorsqu’une intervention indispensable ne peut attendre sans risque pour l’immeuble ou les occupants. Un simple retard de préparation ou un calendrier trop serré ne suffit pas à lui seul.
À partir de quelle date compte-t-on les 21 jours ?
Le point de départ dépend du mode de notification. Pour une convocation envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, il faut tenir compte de la date de première présentation du courrier, et non de la date à laquelle le copropriétaire va le chercher à la poste. Pour une notification électronique, la date à retenir dépend des règles applicables à ce mode d’envoi et des justificatifs associés.
En pratique, vérifiez la date figurant sur l’avis de passage ou sur la preuve de notification, puis comparez-la à la date de l’assemblée. Le syndic doit laisser s’écouler le délai réglementaire avant la réunion. Si vous avez un doute, demandez-lui par écrit la date et le justificatif de notification.
Exemple : l’assemblée est fixée au 25 juin. Si la première présentation du recommandé intervient le 3 juin, le délai peut ne pas être suffisant selon le décompte applicable : il faut vérifier précisément les jours écoulés entre la notification et la réunion. Évitez de vous fier uniquement à la date d’expédition inscrite sur l’enveloppe ; c’est la notification qui compte.
Le délai se calcule en jours calendaires, et non en jours ouvrés. Les samedis, dimanches et jours fériés ne sont donc pas simplement retranchés du calcul. En cas de doute sur un décompte à la limite, mieux vaut demander conseil à un professionnel du droit plutôt que de tirer une conclusion sur la seule base d’un calcul rapide.
Qui doit recevoir la convocation ?
Le syndic convoque chaque copropriétaire. Il doit utiliser les coordonnées dont il dispose et le mode de notification légalement applicable. Les copropriétaires ont donc intérêt à signaler rapidement tout changement d’adresse postale ou électronique : un courrier envoyé à une ancienne adresse peut créer des difficultés, sans que le syndic puisse nécessairement en être tenu pour responsable s’il n’a pas été informé.
La convocation est généralement notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique, selon les règles en vigueur et la situation du copropriétaire. Une remise en main propre contre récépissé peut également être utilisée. Un simple courriel ordinaire ne doit pas être confondu avec une notification électronique effectuée dans les formes requises.
Le copropriétaire qui souhaite recevoir ses notifications par un mode particulier doit se renseigner auprès du syndic sur les démarches à accomplir. Il est utile de conserver les confirmations de choix ou d’opposition ainsi que les justificatifs de réception. En copropriété, les preuves écrites évitent bien des discussions après coup.
Que doit contenir la convocation ?
Respecter le délai ne suffit pas : la convocation doit également permettre aux copropriétaires de comprendre ce qui sera discuté et soumis au vote. Elle précise notamment la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour. Les projets de résolutions et les documents exigés selon les questions inscrites doivent aussi être joints ou mis à disposition dans les conditions prévues par les textes.
Par exemple, une résolution sur des travaux doit être accompagnée des éléments nécessaires à l’information et au vote, comme les devis concernés lorsque la réglementation l’exige. Pour l’approbation des comptes, les documents comptables requis doivent permettre aux copropriétaires de se faire une opinion. Une question importante annoncée de manière vague, sans les pièces utiles, risque de compliquer les débats et de fragiliser la décision.
Les copropriétaires peuvent demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. La demande doit être adressée au syndic, de préférence par lettre recommandée ou par un moyen permettant d’en prouver la réception, et suffisamment tôt pour être traitée avant l’envoi des convocations. Elle doit être accompagnée, lorsque c’est nécessaire, d’un projet de résolution. Si la demande arrive après l’envoi, le syndic peut ne pas être en mesure de l’ajouter à cette assemblée.
Et si la convocation arrive trop tard ?
Commencez par vérifier les faits : date de l’assemblée, date de première présentation ou de notification électronique, mode d’envoi et éventuelle situation d’urgence. Une enveloppe reçue tardivement ne prouve pas à elle seule que le délai légal a été méconnu. Le courrier a peut-être été présenté plus tôt, ou un événement particulier peut justifier une procédure accélérée.
Si le délai semble effectivement insuffisant, écrivez rapidement au syndic pour signaler le problème et demander les justificatifs. Vous pouvez aussi demander le report de l’assemblée, surtout si le retard empêche les copropriétaires d’étudier les pièces ou de participer dans de bonnes conditions. Conservez la convocation, l’enveloppe, l’avis de passage et tous les échanges.
Une convocation irrégulière ne rend pas automatiquement toutes les décisions inexistantes. La contestation relève du juge et dépend des circonstances. En particulier, les copropriétaires opposants ou défaillants — c’est-à-dire absents et non représentés — peuvent contester une décision dans les conditions prévues par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Le délai est en principe de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée.
La contestation doit porter sur une irrégularité pertinente et respecter les règles de procédure. Il est donc prudent de demander rapidement un avis juridique si l’enjeu est important. Ne pas assister à l’assemblée en pensant que cela suffira à annuler les votes serait une mauvaise stratégie : l’absence ne remplace ni une démarche auprès du syndic ni, le cas échéant, une action en justice.
Un exemple concret : les travaux votés à la hâte
Imaginons qu’une assemblée soit convoquée pour voter la réfection de la toiture. Les copropriétaires reçoivent les convocations moins de trois semaines avant la réunion, avec plusieurs devis et un rapport technique. Certains n’ont pas le temps de comparer les offres ; d’autres découvrent le coût prévisionnel au dernier moment.
Dans ce cas, il faut distinguer deux questions : le délai de notification a-t-il été respecté et les pièces nécessaires ont-elles été communiquées dans les formes prévues ? Si l’urgence est invoquée, le syndic doit pouvoir expliquer pourquoi les travaux ne peuvent attendre. Une toiture qui fuit activement peut appeler une réaction rapide ; une rénovation planifiée depuis plusieurs mois ne relève pas nécessairement de la même urgence.
Pour le conseil syndical, la leçon est pratique : demander les devis et documents en amont, vérifier le calendrier de convocation et alerter le syndic dès qu’un retard apparaît. Mieux vaut régler le problème avant la réunion que débattre ensuite de la validité des décisions.
Les bons réflexes pour le conseil syndical et les copropriétaires
- Notez la date de l’assemblée dès réception de la convocation.
- Conservez l’enveloppe, l’avis de passage ou la preuve de notification électronique.
- Vérifiez que l’ordre du jour est suffisamment précis et que les documents nécessaires sont joints ou accessibles.
- Signalez sans attendre au syndic toute erreur de coordonnées ou tout retard apparent.
- Pour une question à inscrire à l’ordre du jour, envoyez votre demande assez tôt et gardez une preuve de sa réception.
- Si une irrégularité est susceptible d’avoir des conséquences importantes, demandez un avis juridique avant de laisser passer le délai de contestation.
Le délai de 21 jours n’est pas une formalité décorative : il protège le droit de chaque copropriétaire à être informé et à participer aux décisions collectives. En gardant les preuves de notification et en vérifiant les documents dès leur réception, vous pouvez repérer un problème à temps — et éviter qu’une assemblée consacrée aux travaux ne finisse surtout par discuter de la date du courrier.
